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『1分でも早く帰りたい人の目的別EXCEL』で思いもよらなかった機能を学ぶ

2020年2月21日

エクセルがバージョンアップしたら自分もアップデートすべし!

著者の「ワイツープロジェクト」は、コンピュータシステム開発とコンピュータ関連書籍の著作を専門とする会社で、本書の他にもエクセルやワード、Windowsの便利技の本を何冊も出しています。
本書はカラーで見やすく、説明もくどすぎず省略しすぎず、私のように、エクセルは仕事で普通に使ってはいるけれど使いこなせてはいない人向けです。

私のエクセルのスキルは、基本的な関数を使え、グラフを作成したりはできるけど、ピボットテーブルを自分で作成するのはちょっと手間取る、といったところです。
仕事でエクセルは使用しますがルーチンワーク化されていて、ピボットテーブルを自分で作成するなんてことはほとんどありませんし、タイピングは速い方なので特にエクセルに時間を取られているという認識はなかったのですが、会社のメーラーがアウトルックに変わった時にアウトルック便利技の本を読んでかなり時短につながったので、この本に1つでも使える小技が見つかればいいなくらいの軽い気持ちで読み始めました。

…いや、びっくりしました。
本の内容に、というより、自分の古さにです。

思い返せば、エクセルとは学生時代から、20年以上もの付き合いです。

エクセルやワードのオールドユーザーはよく、「バージョンアップするたびに使いにくくなる」とぼやいたものですが、私もその口でした。
特にリボンが表示されるようになってからは、どこに何があるのか覚えるのが面倒で、もっぱらショートカットに頼っています。
逆に言えば、新しい機能が追加されていても気づかず、今まで慣れ親しんできた機能しか使っていないのです。
バージョンアップの度に何かしらの機能が追加されているので、自分自身もバージョンアップする必要があると痛感しました。

一読して、気になった機能、使えそうな機能を備忘録的に抜き出しました。

[F2]キーは超絶便利!

数式の内容を確認したいとき、今まではセルをクリックして数式バーに表示される数式を確認していたのですが、セルが離れていると、対応しているセルを見つけ出すのが大変です。
数式が入力されているセルを選択して[F2]キーを押すとセルに式が表示され、さらに参照しているセルが網掛けで表示されるので、どのセルを計算に用いているのかすぐ にわかります。
[F2]キーの役割はこれだけでなく、[F2]キーを押すと、セル内でカーソルを移動 することができるのです。
いちいちマウスに手を伸ばしてダブルクリックをする必要がなくなるので、これは便利!
確かに時短になります。

リボンの[貼り付け]の活用

「非表示」にした表をコピペすると非表示になっていた部分も貼り付けられますが、フィ ルターでデータを抽出した場合は、表示しているデータだけがコピペされます。
このデータを別の表に貼り付ける場合、表の列幅を変えていたら、まず列幅を貼り付けて からデータを貼り付けること。
バージョンによってはすべてが貼り付けられないことがあるからだそうですが、幅を後で調整するのも面倒なので、この機能は助かります。
ペーストは長らく[コントロール]+[v]キーでしか使用したことがないので、リボンの[貼り付け]の中身なんて見たこともありませんでした。

郵便番号から住所が変換できる!

全角の状態で郵便番号を入力し、〔変換〕キーを2回押すと、変換候補に住所が表示されます。
これ、いつから使えるようになっていたの­!? 早く言ってよ!
しかもこれ、エクセルの機能というよりはIME(日本語入力)の機能なので、IMEさえ使用していればソフトは問わないんですよね。
人によっては、めちゃくちゃ時短になるのではないでしょうか。

「インデント」の存在意義

「インデント」の存在意義を初めて知りました。
1字下げて入力する際は、空白で字下げしない方がいいようです。

例えばエクセルは「数量」と「 数量」は違うデータと判断するため、後で「数量」のセルを検索しようとしても「 数量」はヒットしないため。

字下げする場合は〔インデントを増やす〕ボタンを使用します。
〔インデントを増やす〕ボタンをクリックすると、文字の開始位置が全角1文字分ずつ右に寄ります。

大きな[ ]ボタンは桁区切りをしてくれる 

数字を3桁ごとにカンマで区切る時、私はいちいちセルの書式設定で設定していました。
リボンの[数値]のところにある大きな[ ]ボタンをクリックすると、表示形式が「通貨」形式になり、一瞬で3桁区切りにしてくれます。

一つ注意が必要なのは、表示形式が「通貨」形式の場合はセルの右端に寄りますが、セルの書式設定から[数値]で桁区切りをした場合は、右寄せになった数字の末尾の位置が半角分左に寄ります。
これは知りませんでした。
そういえば、人から送られてきたファイルで、数字の位置が微妙にずれていることがたまありますが、これは「通貨」形式と「数値」形式が混在しているからなんですね。
私は数字があまり端に寄りすぎているのは好きではないので見た目は[数値]の方が好き なんですが、手間を取るか、見た目を取るか、悩ましいところです。

連続入力するデータを追加できる

連続する数字や月名などをドラッグで連続入力できることは知っていましたが、連続入力用のデータは、自分で追加できるそうです。
エクセルの〔ファイル〕タブを開き、〔オプション〕⇒〔詳細設定〕⇒「全般」の〔ユー ザー設定リストの編集〕をクリックすると定義されたリストが表示されるので、そこに追加できます。
商品名や営業所名など、繰り返し使うリストがあったら登録しておくと便利ですよね。
私は早速「担当顧客名」を登録しました。


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